Le maire ou le président du groupement est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives de sa commune ou de son intercommunalité. Il doit avertir immédiatement le Préfet et les Archives départementales en cas de sinistres, de détournements ou de soustractions d’archives.
A chaque changement de municipalité, le maire ou le président du groupement doit dresser un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives (signés par les maires ou les présidents sortant et entrant) accompagné d’un inventaire des archives présentes dans les locaux.
Tous détournements, destructions ou communications non autorisées d’archives publiques sont passibles d’amendes et de peines d’emprisonnement.

Qui peut gérer les archives communales et intercommunales ?

La loi du 15 juillet 2008 sur les archives a modifié les règles de gestion des archives communales et permet désormais la mutualisation dans le périmètre des groupements de communes. Les communes et leurs groupements peuvent recourir à quatre formules :

• Chaque collectivité et chaque groupement de collectivités conserve ses propres archives.
• Le groupement de collectivités territoriales se dote de la compétence archives et conserve, en plus de ses archives, celles des communes membres qui le souhaitent.
• Une commune (habituellement la commune-centre) conserve ses archives et celles du groupement auquel elle appartient, ainsi que celles des autres communes du groupement qui le souhaitent.
• Les communes ou groupements de communes confient leurs archives anciennes aux Archives départementales, dans certaines situations et sous certaines conditions (cf. ci-dessous).
• N’hésitez pas à nous contacter pour avoir plus d’informations sur ces différentes modalités !

Pour assurer la gestion de leurs documents, les communes les plus importantes de l’Oise disposent de services d’archives dirigés par un archiviste professionnel. Les autres communes les confient ponctuellement à un agent administratif ou font appel à un prestataire extérieur (dans ce cas, les communes et les établissements publics de coopération intercommunale doivent avertir les Archives départementales avant toute intervention).

Le dépôt de vos archives anciennes aux Archives départementales

Le dépôt aux Archives départementales des archives centenaires des communes de moins de 2000 habitants est obligatoire. C’est une faculté pour celles de plus de 2000 habitants. La commune reste toutefois propriétaire de ses archives.
Si vous êtes intéressé par le dépôt des archives de votre commune, contactez-nous pour programmer une visite préalable à une prise en charge.
Concernant les archives des intercommunalités, plusieurs options sont envisageables. Contactez-nous pour avoir de plus amples renseignements.

Comment conserver vos archives ?

 Vous trouverez dans les fiches ci-jointes des conseils précis sur la conservation des  archives, les salles d’archives, les archives électroniques et la tenue des registres de délibérations.

Comment communiquer vos archives ?

Les archives sont consultables sur place (ou par l’envoi de copies) dans le respect des délais de communicabilité fixés par le Code du patrimoine sous la surveillance constante d’un agent de la collectivité.
Tout refus opposé à une demande de communication de documents d’archives doit être motivé ; en cas de refus, le demandeur peut formuler un recours auprès de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Pourquoi et comment éliminer ?

Eliminer est un geste indispensable. Il ne sert à rien, en effet, de garder des documents qui n’ont plus d’utilité administrative et ne présentent pas d’intérêt historique. L’élimination permet un gain de place et est le gage d’une bonne conservation des documents essentiels.
Eliminer est un acte irréversible dont il faut conserver la trace. Vous devez donc rédiger un bordereau d’élimination énumérant les documents dont l’élimination est proposée, le faire signer par le maire ou le président du groupement puis l’envoyer obligatoirement pour visa préalable aux Archives départementales. Après réception du visa, vous pouvez procéder à la destruction physique des archives.
Les tris doivent être opérés selon les instructions de tri et de conservation des archives communales et intercommunales de 2009 et 2014. Mais n’hésitez pas à nous contacter pour toutes questions !

Le rôle des Archives départementales

L’équipe des Archives départementales est à la disposition des communes pour répondre gratuitement à toutes leurs interrogations en matière de gestion des archives (classement, aménagement de locaux, tri et éliminations, restauration et reliure, numérisation, etc.).

Le Directeur des Archives départementales exerce parallèlement, sous l’autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques (contrôle des conditions de conservation, de traitement, d’élimination et de communication).

Les Archives départementales instruisent également la première phase des procédures de subventions de la Direction régionale des affaires culturelles des Hauts-de-France pour la reliure et/ou la restauration de documents d’archives communales.