Obligation légales

Les notaires sont tenus d’assurer la conservation des archives de leur étude et de celles qui ont pu lui être rattachées. Leurs minutes et répertoires sont des archives publiques (art. L 211-4 du Code du Patrimoine).

Versement des minutes et répertoires aux Archives départementale

Les notaires sont tenus de verser aux Archives départementales leurs minutes et répertoires librement communicables, c'est-à-dire de plus de 75 ans. Ce principe est rappelé dans l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/026 du 16 décembre 2009 signée conjointement par la Directrice des Archives de France et le Président du Conseil supérieur du notariat.
Tout versement d’archives aux Archives départementales de l’Oise est précédé d’une visite nous permettant d’évaluer le volume et l’état sanitaire des documents. La prise en charge n’intervient donc que dans second temps. Nous nous chargeons du conditionnement comme du transport des documents.
Les dossiers de clients ainsi que les documents comptables de l’étude, qui sont des archives privées, ne sont pas concernés par la procédure de versement.

Externalisation de la conservation des archives courantes et intermédiaires

Une externalisation de la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires, c'est-à-dire des minutes et répertoires de moins de 75 ans, est possible chez un prestataire agréé par le ministère de la culture, en vertu de l’article L 212-4 du Code du Patrimoine et du décret n°79-1037 articles 20-1 à 20-13.

Conseil

Vous souhaitez aménager des locaux de conservation dans votre étude ou encore obtenir l’adresse d’un prestataire habilité pour la destruction de documents confidentiels ? Nous pouvons vous conseiller.