Les archives ne sont pas que vieux et vénérables papiers et parchemins. En droit français, un document est archive dès sa création, quels que soient son support et sa forme. Les registres de délibérations les plus récents, les bases de données, les documents d’urbanisme, les dossiers de marchés publics ou les dossiers d’aide sociale en cours, en un mot tous les documents produits ou reçus par les administrations, sont des documents d’archives et relèvent du droit des archives publiques. Ils sont de ce fait inaliénables et imprescriptibles, doivent être matériellement préservés et ne peuvent être communiqués que sous certaines conditions.
Leur conservation répond à un triple intérêt : assurer la gestion courante de l’administration, faire valoir les droits des administrés et de l’administration et servir de matériau pour la recherche historique.

Les responsabilités des fonctionnaires

Le fonctionnaire est responsable des dossiers qu’il gère mais n’en est pas propriétaire. Tout détournement, destruction ou communication d’archives publiques à des tiers non autorisés est passible d’amendes et de peines d’emprisonnement.

Pourquoi et comment éliminer ?

Eliminer est un geste indispensable. Il ne sert à rien, en effet, de garder des documents n’ayant plus d’utilité administrative et ne revêtant pas d’intérêt historique. L’élimination permet à la fois un gain de place et est le gage d’une bonne conservation des documents essentiels.
Eliminer est un acte irréversible dont il faut conserver la trace. Il faut donc rédiger un bordereau d’élimination énumérant les documents dont l’élimination est proposée, le faire signer par le chef de service puis l’envoyer pour visa préalable aux Archives départementales. Après réception du visa, vous pouvez procédez à la destruction physique des archives.
Il existe des instructions de tri et de conservation nationales et des chartes d’archivage locales propres aux différents services administratifs. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des conseils !

Comment verser ?

Quand la durée d’utilité administrative des documents est expirée et que ceux-ci ne sont pas détruits parce qu’ils présentent un intérêt historique, ils doivent être versés aux Archives départementales. Pour ce faire, le service doit rédiger un bordereau de versement. Celui-ci indique pour chaque boîte son numéro, son contenu et ses dates extrêmes (dates la plus ancienne et la plus récente des dossiers). Il est ensuite transmis aux Archives départementales par messagerie électronique pour vérification et accord. Après accord, le transfert est assuré par les Archives départementales à une date fixée conjointement.
Le service conserve un droit d’accès aux dossiers qu’il a versés.

Comment communiquer vos archives ?

Les archives sont consultables sur place (ou par l’envoi de copies) dans le respect des délais de communicabilité fixés par le Code du patrimoine, parfois avant versement aux Archives départementales ou élimination. La communication doit être assurée sous la surveillance constante d’un agent de l’administration.
Tout refus opposé à une demande de communication de documents d’archives doit être motivé ; en cas de refus, le demandeur peut formuler un recours auprès de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA). Des documents peuvent aussi, dans certains cas, être communiqués avant l’expiration des délais légaux par dérogation à la loi (nous consulter).

Les archives électroniques

Les archives électroniques sont les mails, les documents bureautiques, les dossiers conservés dans une GED, les données échangées par téléprocédures, les bases de données, etc. L'écrit sous forme électronique a la même valeur probante que l'écrit sur support papier s’il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité (article 1316-1 du Code civil). La conservation et la destruction des archives électroniques obéissent donc aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux régissant les archives papier.
Mais comme elles présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulières, nous vous conseillons de nous contacter pour étudier précisément les modalités d’archivage, par exemple avant toute mise en place d’une nouvelle application.

Peut-on externaliser la conservation de ses archives ?

Strictement encadrée par l’article L.212-4 du code du patrimoine, l’externalisation par une administration de la conservation de ses archives ne peut s’effectuer, sous le contrôle des Archives départementales, qu’auprès de prestataires agréés par le ministère de la Culture.

Le rôle des Archives départementales

Les archives des administrations ou des juridictions, à l’issue de leur durée d’utilité administrative, ont vocation soit à être éliminées (avec le visa du directeur des Archives départementales) soit à être versées aux Archives départementales.
L’équipe des Archives départementales est à la disposition des administrations pour répondre à toutes leurs interrogations en matière de gestion des archives (tri et éliminations, dématérialisation de procédures, numérisation, classement, aménagement de locaux, etc.).
Le Directeur des Archives départementales exerce parallèlement sous l’autorité du préfet le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques (contrôle des conditions de conservation, de traitement, d’élimination et de communication).